Slim taken verdelen

 

Om een project tot een goed einde te brengen, moeten projectmanagers over de juiste informatie beschikken. Snel bijsturen kan alleen als je op de hoogte bent van de laatste stand van zaken. Maar hoe doe je dat? En hoe voorkom je dat je onnodig veel tijd spendeert naar het zoeken van de juiste informatie? Wij delen onze methodes in een serie van 4 blogs, special gericht op projectmanagers met tips voor het plannen, besturen en beheersen van projecten.

In elke blog komt een ander aspect aan bod. In dit artikel geven we tips voor het instellen van rechten en gebruikersrollen. Zodat je als projectmanager volledig ‘in control’ blijft.

Meer mogelijkheden

In Yoobi werken we met verschillende ‘rollen’. Iedere rol heeft bijbehorende rechten, zo geef je medewerkers extra mogelijkheden. Yoobi kent drie soorten rollen. Je bekijkt en bewerkt ze via Beheer > Systeemvoorkeuren > Gebruikersrollen.

Tip: Door verschillende rollen aan te maken voor aparte onderdelen,
kun je taken en verantwoordelijkheden delegeren.

Gebruikersrollen

De standaard gebruikersrollen zijn die van een administrator en medewerker. Je hebt in Yoobi de mogelijkheid om extra rollen aan te maken, bijvoorbeeld een speciale rol voor het beheren van deelprojecten. 

Tip: Via Beheer > Gebruikersaccounts zie je welke rollen je hebt toegekend aan de verschillende gebruikersaccounts.

Afdelingsrollen

Een afdelingsrol is bedoeld voor de afdelingsmanager en/of afdeling-specifieke rol. Handig als een project is gekoppeld aan een bepaalde afdeling, zodat je hier specifieke rechten voor instelt (bijvoorbeeld om project-tarieven te beheren).
 

Projectrollen

Een specifieke rol voor projectmanagers, die je rechten geeft binnen een project. Je kunt meerdere projectrollen aanmaken, om aan iedere rol bepaalde taken en verantwoordelijkheden te koppelen. Zo kun je een aparte projectrol  maken voor de planning, een rol voor het beheren van het budget, of een aparte rol voor het goedkeuren van de timesheets van je projectteam. Praktisch om op deze manier taken te delegeren.

Tip: Open de rol van projectmanager, om het recht voor notificaties aan te zetten.

Rechten omtrent facturatie

We hebben nieuwe mogelijkheden voor projectmanagers beschikbaar, voor meer grip op de facturatie van project(en).

  • Een projectmanager mag de facturen van zijn projecten fiatteren
  • Yoobi stuurt notificaties zodra er facturen klaar staan voor fiattering
  • De projectmanager bepaalt het exacte factuurmoment (op datum en project fase)
  • Facturen worden gebundeld bij een project, zodat je direct ziet welke facturen bij een project horen
  • Maak meerdere projectmanagersrollen aan voor het verdelen van taken
  • Splits projectmanagersrollen en ken verschillende (nieuwe) rechten toe

Door deze krachtige opties, voeren projectmanagers direct invloed uit op het facturatieproces. Wil je gebruik maken van de instellingen? In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.
 

Bekijk hier de handleiding

De instellingen zijn gratis beschikbaar voor alle klanten die werken met de factuurmodule. Werk je (nog) niet met de facturatie module? Vraag nu een demo-account aan en ga aan de slag.

Conclusie

Door rollen aan te maken voor je project, kun je eenvoudig taken delegeren en houd je zicht op je project(en). Maar er zijn ook andere (eenvoudige) mogelijkheden, die jou helpen je projecten tot een goed resultaat te brengen. Neem contact met ons op en leg je verzoek aan ons voor, we denken graag met je mee. Onze consultants hebben jarenlange ervaring en weten exact welke instellingen jouw organisatie nodig heeft om je doelen op tijd te behalen.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!