Organiseer je project

 

Om een project tot een goed einde te brengen, moeten projectmanagers over de juiste informatie beschikken. Snel bijsturen kan alleen als je op de hoogte bent van de laatste stand van zaken. Maar hoe doe je dat? En hoe voorkom je dat je onnodig veel tijd spendeert  naar het zoeken van de juiste informatie? Dit zijn onze tips bij het plannen, besturen en beheersen van projecten.

Er verschijnen vier blogs over dit onderwerp, en in elke blog komt een ander aspect aan bod. In deze laatste blog gaan we in op het organiseren van een project.

Overzicht

Binnen Yoobi zijn projecten de dragers waar alle informatie op wordt geregistreerd. Een project krijgt een of meerdere activiteiten onder zich en wordt gekoppeld aan een klant, een afdeling en aan meerdere medewerkers (hier lees je hoe je een nieuw project aanmaakt).

Als een project groot of ingewikkeld wordt, is het zinvol om het op te splitsen in deelprojecten. Het kenmerk van deelprojecten, is dat ze als zelfstandige onderdelen worden uitgevoerd, maar wel met elkaar te maken hebben. De deelprojecten werken samen toe naar 1 doel.

Tip: Stel notificaties in bij een taak,
zodat je op de hoogte wordt gebracht door Yoobi als het werk is afgerond.

Projectbewaking

De projectmanager van het hoofdproject bewaakt het volledige project en is verantwoordelijk voor de oplevering. De deelprojectmanagers besturen hun eigen onderdeel als een zelfstandig project. Ze plannen de taken en activiteiten, beheren de registratierechten van medewerkers, stellen een einddatum in en monitoren eventueel overwerk. Voor de urenregistratie stellen ze in of er een extern akkoord dient te worden gegeven door de klant. Deelprojecten hebben een eigen budget en de projectmanager stelt dit in op project-, activiteit- of medewerker niveau.

Tip: Dit zijn onze tips voor het verdelen van taken binnen een project

Managen van een team

Projectleiders moeten een volledig overzicht hebben van het takenpakket van medewerkers. Maar ook medewekers onderling, moeten kunnen zien wie aan welke taak werkt. Via  het menu-item Taken kun je naar het sub-menu Werkvoorraad. Dit onderdeel toont alle activiteiten en taken van medewerkers uit de organisatie. Door de gegevens te sorteren en filteren maak je een overzicht met voor jou relevante informatie. De kolommen status en type geven met symbolen aan om wat voor soort taak het gaat en wat de voortgang is.
 

Overzicht van de werkvoorraad

 

Tip: synchroniseer je taken naar je smartphone. Hoe je dat doet, lees je hier

Heldere afspraken

Voorkom onduidelijkheid in je team, door slechte communicatie.  Plan taken en activiteiten in en leg ze vast op de klantkaart. Zo is alle informatie zichtbaar in 1 scherm en is iedereen direct op de hoogte van de zaken die spelen bij een klant.

Taken inplannen

Een taak inplannen kan op meerdere plekken in Yoobi. CRM gebruikers hebben het menu-item ‘Taken’ waar ze nieuwe taken kunnen inplannen. Maar een taak kan ook bij een project , of via de agenda worden ingepland. Je hebt ook de mogelijk een taak toe te wijzen aan een collega of een taak van een collega aan te nemen. Dit zijn allemaal opties uit de CRM Basis module. 

 

Tip: in de agenda van Yoobi kun je ook taken uit jouw groep laten weergeven.
Zo zie je waar teamleden aan werken.

Conclusie

Door CRM te gebruiken, heb je veel verschillende opties om grip te houden op de voortgang van taken. Maar er zijn ook andere (eenvoudige) mogelijkheden, die jou helpen je projecten tot een goed resultaat te brengen. Neem contact met ons op en leg je verzoek aan ons voor, we denken graag met je mee. Onze consultants hebben jarenlange ervaring en weten exact welke instellingen jouw organisatie nodig heeft om je doelen op tijd te behalen.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!